Declaraciones PLD: quién está obligado a presentar avisos y qué se reporta cada mes

Muchas empresas descubren que deben presentar declaraciones de prevención de lavado de dinero el día que un banco les pide el acuse de alta, un notario detiene una escritura o llega un requerimiento de la autoridad. Para entonces suele haber meses de avisos no presentados, y la sanción no se calcula una sola vez: se calcula por cada omisión. La obligación no depende del tamaño de tu empresa ni de tu facturación. Depende exclusivamente de la actividad que realizas.

¿Cómo sé si mi empresa realiza una actividad vulnerable?

La Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita —la que todos llaman ley antilavado— no obliga a todas las empresas. Obliga a quienes realizan alguna de las conductas que la propia ley enumera como actividades vulnerables. Es una lista cerrada: si tu operación encaja, eres sujeto obligado desde la primera vez que la realizas; si no encaja, no lo eres, por grande que sea el negocio.

Entre las actividades que más aparecen en la práctica corporativa están:

• Compraventa, desarrollo o intermediación de bienes inmuebles, así como el arrendamiento de inmuebles.
• Otorgamiento de mutuos, préstamos o créditos por parte de quien no es institución financiera, incluidos los préstamos entre partes relacionadas y los créditos a socios.
• Comercialización de vehículos terrestres, aéreos o marítimos, nuevos o usados.
• Comercialización de metales y piedras preciosas, joyería, relojes y obras de arte.
• Servicios profesionales prestados de manera independiente cuando se prepara o realiza una operación para el cliente: constituir sociedades, administrar recursos, manejar cuentas, organizar aportaciones de capital, o participar en fusiones y escisiones.
• Blindaje, traslado y custodia de valores, servicios de fe pública, donativos recibidos por donatarias, servicios de comercio exterior prestados por agentes aduanales y operaciones con activos virtuales.

Hay dos matices que cuestan caro. El primero: un mismo negocio puede realizar varias actividades vulnerables a la vez, y cada una tiene su propio régimen de identificación y de aviso. El segundo: existen operaciones que debes identificar siempre, sin importar el monto, y operaciones que además debes avisar cuando superan un umbral expresado en UMA que se actualiza cada año. Confundir «no llegué al umbral del aviso» con «no tengo que hacer nada» es uno de los errores más frecuentes y más sancionados.

El alta en el padrón: el trámite que casi todos posponen

Antes de presentar cualquier declaración hay que darse de alta en el padrón de quienes realizan actividades vulnerables, en el portal que la autoridad opera para estos efectos. El alta se hace con la e.firma vigente de la persona moral y exige designar a un representante encargado del cumplimiento: la persona con la que la autoridad se comunica y quien firma los avisos. No es un cargo simbólico y tampoco conviene que recaiga en alguien que no tiene acceso real a la información de las operaciones.

El orden que funciona en la práctica es este:

• Determinar por escrito qué actividad o actividades vulnerables realizas y desde qué fecha. Esa fecha define cuántos periodos tienes pendientes.
• Verificar que la e.firma esté vigente y que el domicilio fiscal esté localizado; sin eso, el alta se atora.
• Designar al representante encargado del cumplimiento y registrarlo en el portal.
• Elaborar el documento de políticas de identificación del cliente y usuario —el manual PLD— con criterios de riesgo propios de tu operación, no un formato genérico descargado de internet.
• Capacitar al personal que atiende clientes: quien levanta el expediente es quien comete o evita el error.
• Presentar el primer aviso y conservar el acuse. El acuse es tu prueba, no el correo de confirmación.

Qué se reporta cada mes y qué pasa si no hubo operaciones

Los avisos se presentan por medios electrónicos con periodicidad mensual, dentro del plazo que marca la ley para el mes inmediato siguiente a aquel en que se realizó la operación. Cada aviso incluye datos de la operación —fecha, monto, moneda, forma de pago e instrumento monetario— y datos de identificación del cliente o usuario y, cuando existe, del dueño beneficiario, es decir, la persona física que finalmente se beneficia de la operación.

La duda más común es qué hacer cuando el mes cerró sin operaciones reportables. La respuesta es que el periodo no se deja en blanco: una vez dado de alta, presentas un informe señalando que no hubo actos u operaciones susceptibles de aviso, lo que en la práctica se conoce como informe en ceros. Es un trámite de minutos y es, con diferencia, la omisión que más multas genera, precisamente porque nadie la percibe como un riesgo.

El error más caro no es equivocarse en un aviso. Es no haberse dado de alta y descubrirlo cuando ya hay año y medio de omisiones acumuladas, cada una sancionable por separado.

El expediente del cliente: lo que revisan en una visita de verificación

El aviso es la punta visible. Lo que sostiene el cumplimiento es el expediente único de identificación, que debe integrarse antes de realizar la operación, no después. Para personas físicas se solicita identificación oficial, datos de RFC y CURP, domicilio, ocupación o actividad, y la declaración sobre si actúa a nombre propio o por cuenta de un tercero. Para personas morales se agregan el acta constitutiva con datos de inscripción registral, el poder de quien firma, la identificación del apoderado y la estructura de propiedad que permita llegar al dueño beneficiario.

Los expedientes y los soportes de las operaciones deben conservarse por el plazo que fija la ley, contado desde la operación, y pueden guardarse en medios electrónicos siempre que sean íntegros, legibles y estén disponibles cuando la autoridad los pida. En una visita de verificación el criterio es simple: se elige una muestra de operaciones, se piden los expedientes correspondientes y se contrastan contra los avisos presentados. Las diferencias entre lo que dice el sistema contable y lo que dice el aviso son el hallazgo típico.

A esto se suma un punto que se olvida: la ley también restringe el uso de efectivo para liquidar ciertas operaciones —inmuebles, vehículos, joyería y otras— por encima de determinados montos. Recibir efectivo por encima de ese límite es una infracción autónoma, aunque hayas presentado el aviso.

Qué sale mal en la práctica

Los expedientes que llegan a nuestra mesa repiten los mismos patrones. El alta se hizo tarde y nadie regularizó los periodos anteriores. El representante encargado del cumplimiento renunció hace dos años y la designación nunca se actualizó, de modo que los requerimientos llegan a un correo que ya nadie lee. Se presentan avisos con el instrumento monetario equivocado y no se corrigen. Una subsidiaria asume que la matriz reporta por ella, cuando la obligación es de cada persona moral que realiza la actividad. Y el más silencioso de todos: operaciones fragmentadas entre varios pagos que, sumadas en el periodo que la ley indica, sí superaban el umbral.

Ninguno de estos problemas requiere un área de cumplimiento grande. Requiere un procedimiento escrito, un responsable con acceso a la información y un calendario mensual que alguien revise.

Qué hacer a continuación

Si no sabes con certeza si eres sujeto obligado, empieza por ahí: un dictamen breve sobre si tu operación actualiza alguna actividad vulnerable, con fecha de inicio, evita meses de exposición. Si ya estás dado de alta, revisa tres cosas esta semana: que la designación del encargado del cumplimiento esté vigente, que no haya periodos sin aviso ni informe en ceros, y que exista un manual PLD que refleje lo que realmente haces.

En nuestra área de Cumplimiento acompañamos el diagnóstico, el alta, la elaboración del manual, la integración de expedientes y la presentación mensual de avisos, además de la atención de requerimientos y visitas de verificación. Si quieres saber en qué situación estás antes de que te lo diga la autoridad, escríbenos y lo revisamos contigo.